Pieczęć prewencyjna (windykacyjna)

Jesteś właścicielem niewielkiej firmy? Kierujesz spółką, która prężnie się rozwija i przynosi pierwsze większe sukcesy? A może pracujesz w dziale księgowości, przez co finanse nie mają przed Tobą tajemnic? Niezależnie od tego, jaką odgrywasz rolę, zapewne doskonale wiesz, że sporo przedsiębiorstw traci dotychczasową płynność z powodu tzw. zatorów płatniczych.

Wystarczy, że kilka faktur o znacznej wartości nie zostanie uregulowanych na czas, a firma będąca wcześniej tylko wierzycielem, staje się też nagle dłużnikiem. Taki swoisty efekt domina czasem bywa nie tylko trudny do opanowania, ale przede wszystkim katastrofalny w skutkach. Jak temu przeciwdziałać? Dobrym środkiem zapobiegawczym może być tzw. pieczęć prewencyjna, zwana niekiedy windykacyjną.

Pieczęć prewencyjna - co to takiego?

Jest to czytelna informacja, umieszczona na fakturze lub podobnym dokumencie, że w razie braku uregulowania zobowiązania w podanym terminie, wierzyciel niezwłocznie skieruje sprawę do profesjonalnej firmy windykacyjnej, z którą współpracuje. To jakże proste rozwiązanie rzeczywiście dyscyplinuje klientów i kontrahentów, a zarazem nie kosztuje dużo. Może mieć 2 postaci. Pierwsza z nich to klasyczny stempel o odpowiednio wyrazistej barwie. Znakuje się nim papierowy egzemplarz wysyłanego druku. Druga ma formę elektroniczną, dającą „nałożyć się” na dokument generowany online. Wraz z postępującą digitalizacją i upowszechnianiem się e-faktur, rośnie też popularność wirtualnych pieczęci prewencyjnych.

SKONTAKTUJ SIĘ Z NAMI

tel. nr + 48 452 15 00; + 48 605 324 976

Zostaw nam swoje dane kontaktowe, wkrótce skontaktujemy się z Tobą.

Gdzie można używać pieczęci prewencyjnej?

Wbrew pozorom pieczątka windykacyjna – zarówno w postaci fizycznej, jak i elektronicznej – ma zastosowanie na różnego rodzaju dokumentach. Z pewnością zauważą ją wybrane podmioty, które otrzymują:

faktury,
pisma upominawcze,
monity,
wezwania do zapłaty.

Opinie dotychczasowych klientów niezmiennie utwierdzają nas w przekonaniu, że pieczęć prewencyjna działa. Firmy sygnujące w ten sposób różnego rodzaju druki nakazujące opłacenie danej należności, znacznie rzadziej spotykają się z opóźnieniami w otrzymywaniu wyczekiwanych środków. Jeśli dany podmiot gospodarczy ma za sobą szereg nieprzyjemnych doświadczeń w tej kwestii, może także umieścić pieczątkę windykacyjną na swojej stronie internetowej.

Pieczęć prewencyjna - dlaczego warto ją stosować?

Korzyści wynikających z używania pieczęci prewencyjnej jest naprawdę wiele. Oto najważniejsze z nich:

oszczędność czasu – w wielu przypadkach nie ma konieczności samodzielnego realizowania poważniejszych działań windykacyjnych (rozmów telefonicznych, ponagleń mailowych, wysyłania korespondencji papierowej z wezwaniami do zapłaty),
wzmocnienie wizerunku firmy – podkreślenie, że terminowość ma dla danego przedsiębiorstwa duże znaczenie i dołoży ono wszelkich starań, by ją egzekwować,
zmniejszenie liczby przeterminowanych należności – możliwe, że spora część kontrahentów zapobiegawczo zapłaci przed czasem, byle tylko uniknąć kontaktu z podmiotami zajmującymi się odzyskiwaniem długów,
ograniczenie ryzyka utraty płynności finansowej – właśnie tego wielu potencjalnych wierzycieli obawia się najbardziej, dlatego pieczęć windykacyjna będzie pomocna,
jasne zasady współpracy – jedna strona wyraźnie komunikuje, jakie działania podejmie, druga ma tego pełną świadomość, więc nie ma mowy o ewentualnym zaskoczeniu,
znikomy koszt wdrożenia – bez wątpienia to jeden z najtańszych sposobów, by przeciwdziałać odraczaniu płatności.

Potrzebujesz więcej informacji? Nasi konsultanci chętnie odpowiedzą na wszelkie pytania.

Czy pieczęć windykacyjna rzutuje na relacje biznesowe?

Jeśli obie strony danej transakcji biznesowej darzą się należnym szacunkiem i wieloletnim zaufaniem, stosowanie pieczęci prewencyjnej w ogóle nie będzie potrzebne. Dlaczego? Ponieważ solidni partnerzy handlowi cechują się tym, że na wypadek jakichkolwiek trudności z opłaceniem faktury w wyznaczonym terminie, stosowną informację przekazują sobie wcześniej. Gdy współpraca układa się dobrze, a jeden z podmiotów gospodarczych podejmie decyzję o umieszczaniu pieczątki windykacyjnej na wszystkich stosownych dokumentach, sumienny płatnik i tak nie będzie musiał się niczego obawiać. Jeśli mowa o nowych relacjach między przedsiębiorstwami, wyznaczenie jasnych standardów od samego początku, może uchronić od zbędnych nieporozumień.

Terminowe płatności to standard?

Wielu właścicieli firm przyzna, że kultura „płacenia na czas” nie jest w Polsce traktowana z należytą powagą. Częste przeświadczenie typu „kilka dni po terminie to żaden kłopot” – jeśli nie ma uzasadnionych powodów zwłoki – stanowi realny problem. Użytkownicy pieczęci prewencyjnych dbają więc nie tylko o własny interes, ale też mniej lub bardziej świadomie przyczyniają się do podnoszenia standardów w środowiskach biznesowych. Warto podkreślać, że swoje zobowiązania regulujemy w porę, zatem od innych oczekujemy tego samego. Nie jest też tajemnicą, że wszczęcie postępowania windykacyjnego względem danego przedsiębiorstwa może spowodować znaczne straty wizerunkowe, niekiedy trudne do odrobienia. Świadome narażenie się na takie ryzyko byłoby co najmniej bezsensowne.

Sprawdź nasze pozostałe usługi

Wierzytelnościami zajmujemy się już od lat. Dzięki zaangażowaniu połączonym z profesjonalizmem zdobyliśmy zaufanie wielu klientów. O windykacji, odkupowaniu zadłużonych podmiotów gospodarczych oraz różnego rodzaju należnościach w sektorze np. służby zdrowia, wiemy naprawdę sporo. Jeśli chcesz mieć poczucie, że Twoje interesy są dobrze chronione lub potrzebujesz wsparcia w dowolnym obszarze naszej działalności, skontaktuj się z doradcą Inkaso On-Line Sp. z o.o.