Monitoring płatności

Terminowe otrzymywanie wszelkich należności z tytułu wystawionych faktur jest niezwykle istotne dla każdej działalności. Nie ma większego znaczenia, czy ktoś prowadzi jednoosobową firmę, czy podejmuje ważne decyzje z ramienia prężnie funkcjonującej spółki. Przyzwolenie na jakiekolwiek zatory płatnicze z czasem rodzi poważne konsekwencje. Lepiej im zapobiegać i w porę wdrożyć regularny monitoring płatności.

Takie rozwiązanie pomaga zachować stabilność finansową i umożliwia właścicielom bądź kadrze zarządzającej skupienie się na ważniejszych zadaniach. Na czym więc polega skuteczna kontrola wierzytelności? Jak należy ją prowadzić? Czy warto angażować do tego typu działań firmę zewnętrzną? Wyjaśniamy wszystko krok po kroku.

Czym jest monitoring płatności?

Przede wszystkim należy zaznaczyć, że to pojęcie znane jest również pod innymi nazwami, jak np. monitoring faktur czy monitorowanie należności. W najprostszym ujęciu zakłada ono wszelkie działania kontrolne i prewencyjne, by wymagany termin płatności nie został przekroczony. Podejmuje je oczywiście ta strona, której konto firmowe ma niebawem zostać zasilone określoną kwotą. Właściwa osoba decyzyjna może też scedować podobne kompetencje na podmiot zewnętrzny, który będzie zajmował się wszystkim w imieniu swojego klienta. Praktyki tego typu są niezwykle pomocne, jednak niestety wiele firm albo świadomie ich zaniechało, albo nie miało wiedzy na temat takich możliwości. Kiedyś z podobnych usług korzystały głównie większe przedsiębiorstwa, wystawiające w skali miesiąca sporą liczbę faktur. Dziś nawet jednoosobowe działalności gospodarcze dbają o stały monitoring wierzytelności. Potencjalne korzyści i niewielkie koszty mówią same za siebie.

SKONTAKTUJ SIĘ Z NAMI

Zostaw nam swoje dane kontaktowe, wkrótce skontaktujemy się z Tobą.

Wymagaj płacenia na czas

Przestrzegasz terminów, jakie wyznaczył Ci kontrahent na dostarczenie zamówionego towaru? Nie spóźniasz się ze zrealizowaniem określonej usługi? Postępujesz zgodnie z ustalonym harmonogramem prac? Jeśli możesz na te pytania odpowiedzieć twierdząco, jesteś solidnym partnerem biznesowym. Tym bardziej nie powinno nikogo dziwić, że nie chcesz wyczekiwać na przewidziane umową wynagrodzenie. Prowadząc monitoring płatności, wyraźnie to komunikujesz, a równolegle budujesz swoją markę. Jesteś odbierany jako firma o jasno określonych zasadach współpracy, nietolerująca niedomówień i bezpodstawnej zwłoki w regulowaniu zobowiązań. Jeśli w porę nie zdyscyplinujesz swoich klientów i zleceniodawców, później może to być znacznie trudniejsze. Nie ryzykuj, kontrola wierzytelności naprawdę się opłaca.

Monitoring faktur to prawie windykacja?

Nic podobnego. Monitorowanie należności ma zapobiec ewentualnej windykacji, która jak wiadomo, nie jest procesem przyjemnym ani dla dłużnika, ani dla podmiotu upominającego się o swoje środki. Pojęcia te nie są względem siebie tożsame. Nie należy tym bardziej używać ich zamiennie, gdyż przewidują wykorzystywanie innych narzędzi. W najprostszym ujęciu można stwierdzić, że monitoring płatności poprzedza windykację polubowną. To działania cechujące się łagodnością, ponieważ nie odnotowano jeszcze przesłanek, jakoby opłacenie faktury miało nie dojść do skutku. Firmy takie jak Inkaso On-Line Sp. z o.o. mają sporą przewagę nad konkurencją, ponieważ oferują swoim odbiorcom zarówno usługę kontroli wierzytelności, jak i wsparcia w odzyskaniu długu.

Lepiej przeciwdziałać

Warto zwrócić uwagę na fakt, że gdyby daty płatności widoczne na fakturach traktowano w środowisku biznesowym z nienaruszalną powagą, wielu zatorom płatniczym udałoby się zapobiec. Jak wiadomo, schemat powstawania tego typu komplikacji bywa niezwykle prosty:

Odbiorca końcowy nie przelewa głównemu wykonawcy pieniędzy na czas – mimo że np. mógł tego dokonać znacznie wcześniej.
Podmiot oczekujący nie jest w stanie wywiązać się ze wszystkich umów zawartych ze swoimi kontrahentami, którzy dostarczali mu np. specjalistyczne komponenty lub usługi. Staje się więc nie tylko wierzycielem, ale też dłużnikiem.
W zadłużenie popadają też podwykonawcy. Na dodatek zapowiadają, że nie są zainteresowani przyszłą współpracą ze zleceniodawcą niewywiązującym się z płatności.
Pierwszy wierzyciel nie dość, że nie ma wystarczających środków na dalszą działalność, to jeszcze traci swoją dotychczasową pozycję rynkową. Nie wszystkie prace jest w stanie zrealizować sam – od tego miał wcześniej innych partnerów biznesowych.

Powyższa sekwencja nie musi odnosić się tylko do większych transakcji. Czasem wystarczy, że podobne sytuacje zaczną się nawarstwiać, a powstałe szkody będzie niezwykle trudno odrobić. Monitoring należności pozwoliłby uniknąć sporej części z nich.

Jak prowadzić monitorowanie płatności?

Same działania nie są zbyt problematyczne. Znacznie trudniej jednak zadbać o ich cykliczność, dlatego pomoc ze strony Inkaso On-Line Sp. z o.o. umożliwi pełne wykorzystanie potencjału, jaki tkwi w procesie kontroli wierzytelności.
Kontakt z kontrahentem zobowiązanym do uiszczenia płatności obejmuje:

przypomnienie, że termin wykonania przelewu bądź przekazania gotówki niebawem upływa,
poinformowanie o przekroczeniu ustalonego terminu wraz z prośbą o jak najszybsze dokonanie wpłaty,
przekazanie numeru konta, na który mają trafić pieniądze,
prośbę o niezwłoczne skontaktowanie się na wypadek wszelkich niejasności.

W jaki sposób można przekazywać powyższe komunikaty? To w znacznym stopniu zależy od Ciebie – w końcu swoich partnerów biznesowych znasz najlepiej. Najczęściej wykorzystuje się:

kontakt drogą telefoniczną,
wysyłkę informacji pocztą elektroniczną,
powiadomienia przez SMS,
wiadomości głosowe.

Wydaje się proste? Owszem, jeśli w skali miesiąca wystarczy zgłosić się do kilku lub kilkunastu podmiotów. Kiedy zaś liczba wystawianych faktur wynosi od kilkudziesięciu wzwyż, lepiej kompleksowy monitoring płatności zlecić firmie zewnętrznej. Doradcy Inkaso On-Line Sp. z o.o. są po tym względem do Twojej stałej dyspozycji.

Zalety kontroli należności

Do najważniejszych z całą pewnością należą:

szybsza identyfikacja problematycznych klientów,
zyskanie pełnej kontroli nad przepływem wszelkich należności w przedsiębiorstwie,
wzmocnienie dyscypliny płatniczej w swoim najbliższym środowisku biznesowym,
obniżka kosztów związanych z bieżącą obsługą kontrahentów,
utrzymanie ładu w dokumentach firmowych dotyczących wierzytelności,
zapewnienie stabilności finansowej przedsiębiorstwa,
konsekwentna budowa profesjonalnego wizerunku,
zmniejszenie ryzyka wystąpienia zatorów płatniczych,
zabezpieczenie firmy przed większą liczbą nieopłaconych faktur.

Istota monitoringu płatności to wczesne wykrywanie i szybkie reagowanie. Bez fachowego wsparcia często jest to po prostu niewykonalne.

Zaufaj profesjonalistom

Przedsiębiorstwo jest najlepszym przykładem systemu naczyń połączonych. By mogło stale się rozwijać i przekuwać dotychczasowy sukces na realne zyski, nie wolno dopuścić do powstania błahych, a jednocześnie kosztownych zaniedbań. Przykładem będzie zrezygnowanie ze stałej kontroli należności. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat tego, jak działamy i, w których obszarach możemy wzmocnić Twoją firmę, zapraszamy Cię do kontaktu z naszymi wykwalifikowanymi doradcami. Z pewnością dołożą oni wszelkich starań, by wszystko przekazać zwięźle i rzeczowo oraz w pełni odpowiedzieć na mniej lub bardziej złożone pytania.